技巧1：明确邮件目标

在让ChatGPT生成邮件前，先理清核心目标（如通知、请求或跟进）。输入具体指令如“写一封向客户推荐新产品的邮件，突出性价比优势”，AI会根据目标调整内容和语气。统计显示，目标明确的邮件回复率可提高40%。

技巧2：结构化提示词

使用“背景+需求+风格”的指令模板。例如：“背景：需延期项目交付；需求：向经理解释技术难点并申请延期两周；风格：专业且诚恳”。ChatGPT生成的邮件逻辑性更强，避免信息碎片化。

添加指令如“使用中文商务邮件常用句式”，AI会采用“烦请查收附件”“如有疑问随时联系”等得体表达。对比实验表明，本土化优化的邮件被理解为“更专业”的概率提升65%。

要求ChatGPT提供3种不同风格的版本（如简洁型/详细型/亲和型），根据收件人身份选择。例如给高层领导的邮件宜用“数据优先”版本，而跨部门沟通可选“协作型”版本。

涉及机密内容时，先用ChatGPT生成框架，再手动填充关键数据。提示词如“写一封关于项目预算的邮件，用[数据待补充]代替具体金额”，既保证安全性又不失专业性。

Use ChatGPT to draft a follow-up email for a client.

用ChatGPT帮我写一封跟进客户的邮件。

Please refine the tone of this email to make it more professional.

请优化这封邮件的语气，让它更专业。

Generate a meeting invitation email template.

生成一个会议邀请的邮件模板。

通过明确目标、结构化指令、本土化优化、多版本对比和敏感信息处理这5个技巧，职场人能充分发挥ChatGPT的邮件写作潜力。建议先从小型非关键邮件开始练习，逐步掌握AI与人工润色的平衡点，最终实现效率与质量的双重提升。